Как повысить эффективность работы сотрудников: пособие для руководителей
Давайте увеличим продуктивность работников
Эффективность сотрудников влияет на доход, продажи компании. Но одни показывают результаты, приносят деньги, а другие работают посредственно, через силу. Почему?
Как повысить эффективность сотрудников
Персонал - это ценность компании. Однажды наступает момент, когда руководитель понимает, что продуктивность хромает, хочет повысить ее. Надо выше, сильнее, быстрее! Прежде чем думать над способами повышения эффективности, надо понять, почему произошло снижение. Иначе руководитель выберет не тот способ, как следствие повысить эффективность не получится, получится следующее:
1
Репутационные потери на фоне снижения качества продаваемого продукта.
У низкой эффективности команды может быть несколько причин.
Основные причины низкой эффективности
1
Завышенные требования к команде. Задач много. Подчиненные работают без отдыха, стрессы на рабочем месте, повышения в должности нет, продуктивность снижается.
2
Упор на универсальных сотрудников. Руководить заменяет 10 работников на одного. Сотрудник устает, теряет интерес.
3
Отсутствие контакта между руководителем и подчиненными. Расхождение взглядов и мнений на работу.
4
Дистанцирование руководителя от команды. Влияние руководства снижается.
5
Синдром отличника. Нежелание руководителя развивать те области, в которых он не может продемонстрировать свои таланты.
6
Частая сменяемость персонала. Персонал увольняется не только из-за зарплаты, но и из-за условий труда.
Что такое эффективность работы
Эффективность (на лат. efficientia) происходит от слова «effectus» и означает «делать» или «изготовлять». Это способность выполнять рабочие задачи с использованием минимальных ресурсов: денег или времени. Часто эффективность измеряется в количественных показателях, например, сколько продаж выполнил сотрудник. Но это лишь один из вариантов. Эффективность труда следует рассматривать комплексно. Что важно учитывать:
1
Результативность. Работа сотрудника на результат. Например, работу менеджеров по продажам можно измерить в сделках. Если они рисуют красивые презентации товара, но не продают, они неэффективны.
2
Продуктивность. Работник выполняет задачи, не нарушая дедлайнов. Например, бухгалтер подготовит нужные для работы отчеты за один день, а не за месяц.
3
Экономичность. Работник выполняет задачу с минимумом денег, а также кадров. Например, менеджер по персоналу нашел работника сам, без привлечения кадрового агентства.
4
Организованность. У сотрудника налажены рабочие процессы, он готовится заранее. Например, тренинг-менеджер готовит серию вебинаров для работы заранее, а не день в день.
5
Рациональность. При решении задач работник использует оптимальные, проверенные способы. Например, менеджер по закупкам не потратит весь бюджет на стулья, а распределит его на всю мебель.
6
Функциональность. Работа сотрудника соответствует целям, задачам компаниям. Он хорошо выполняет должностные обязанности. Например, секретарь не ведет переговоры по маркетингу. Зато он вовремя распределяет корреспонденцию, готовит отчеты для работы, встречает гостей.
Как повысить эффективность работы сотрудников
Способов для достижения результата может быть несколько
4 критерия, чтобы повысить эффективность команды:
1
Профессионализм
2
Мотивация
3
Рабочий процесс
4
Личность руководителя
Давайте разберемся, как они работают.
Профессионализм
Расширьте кругозор своей команды
Иногда подчиненные работают плохо из-за недостатка знаний. Обучайте персонал.Не в формате одного тренинга, а комплексом.
Разработайте программу адаптации на рабочем месте, ввода в должность и в тонкости работы. Расскажите новичку, чем занимается компания, какая структура, суть должности, должностные обязанности, функционал. А главное, как все это выполнять. Тогда у новичка сложится правильное восприятие. Он будет понимать, куда он попал, как работать, а также какую ценность он приносит компании.
Не забывайте про действующих сотрудников. Углубляйте их занния, отправляйте на тренинги, семинары, профессиональные курсы. Например, специалиста по обучению можно отправить на конференцию по новым технологиям в развитии менеджеров. Он будет применять эти знания, а вы сократите бюджет на покупку внешнего обучения. Обеспечивать обучение сотрудникам можно как внутри, так и за пределами компании.
Расширяйте знания, а также кругозор команды. Если работнику интересна смежная должность, то предоставьте ему обучение от работы. Дайте несколько задач, можете повысить его в должности. Тогда интерес вырастет, а продуктивность повысится.
Обучение можно проводить в формате лекций, вебинаров, семинаров, курсов, тренингов, бизнес-игр. Выбор за вами.
Замотивировать работника - это побудить его к действию. Выберите цель, ради которой работник будет стараться. Мотивация бывает:
1
Внутренняя
2
Внешняя
Миксуйте 2 типа, чтобы повышать продуктивность.
Внутренняя мотивация. Когда работник сопоставляет свои ценности и ценности компании, он старается. Он видит цель работы, он считает себя частью компании, он готов демонстрировать ее ценности и работать на благо корпорации. Доносите сотрудникам смысл работы компании, ее миссию, чтобы персонал осознавал свою ценность для бизнеса. Внешняя мотивация. Такая мотивация может быть материальной и нематериальной. В качестве материальной мотивации используйте премии, повышение зарплаты, повышение грейда за выполнение или перевыполнение плана, за отличную работу, за эффективность. Нематериальная мотивация предполагает подчеркивание социальной значимости подчиненного. Хвалите его на собраниях, можно повысить в должности, составляйте рейтинги. В современных корпорациях используют геймификацию. Когда работник получает баллы. При наборе определенного количества баллов, работник обменивает их на дополнительный выходной или другие бонусы. Отличный способ для повышения эффективности.
Организация рабочего процесса
Уделяйте хотя бы 20 минут в неделю команде для обсуждения задач, проблем, целей работы
Эффективность часто зависит от того, насколько четко и понятно организован рабочий процесс.
1
Дисциплина. В компании есть правила, которые соблюдает весь персонал. Они предотвращают хаос и вносят ясность в работу. Соответветственно, когда все четко и понятно, то и работать проще. Например, рабочий день с 10:00 до 19:00, опаздывать запрещено, сверхурочные можно брать только с разрешения руководителя, обеденный перерыв длится час, а в конце недели все собираются на итоговую планерку.
2
Автоматизация бизнес-процессов. Новые технологии и ПО повышают продуктивность работы. Например, можно купить оборудование для автоматизации ручного труда на производстве, установить CRM-систему для общения с клиентами, перенести встречи в календарь, чтобы сотрудники получали уведомления о предстоящем событии.
3
Правильное распределение и постановка задач. Распределяйте задачи в зависимости от нагрузки человека. Если у подчиненного большой объем работы, с которым он справляется, не старайтесь дать ему еще больше обязанностей. Человеческий ресурс ограничен, подчиненный может выгореть. Низкая продуктивность может быть связана с непониманием задачи. Поэтому четко формулируйте задачу, проверяйте выполнение и давайте обратную связь. Можете ставить задачи по системе SMART — задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой, значимой и ограниченной по времени.
4
Корпоративная культура. Это энергия, которой заряжен коллектив. Энергия может быть негативной с элементами соперничества и враждебности, а может быть дружелюбной с элементами открытости и сплоченности. Чтобы добиться второго варианта вовлекайте подчиненных в процессы компании, проговаривайте цели работы, миссии. Устраивайте корпоративы, тимбилдинги, выездные мероприятия, спортивные соревнования. Также вовлекайте сотрудников в интересные проекты компании, например создание методичек или курсов для новичков. Так они будут чувствовать себя частью компании и будут стараться на благо корпорации.
Личность руководителя
Руководитель - это ядро коллектива. Он ведет всех за собой. Если он появляется на рабочем месте раз в неделю, не вникает в вопросы и не помогает команде, то коллектив будет работать посредственно. Чтобы повышать эффективность подчиненных, нужно показать вовлеченность и продемонстрировать результаты своей работы.
1
🔝Профессионализм. Важно, чтобы руководитель был экспертом. Для этого нужно учиться, анализировать конкурентов и искать новые идеи.
2
📈Мотивация. Руководитель должен показывать, что он обожает идеи компании. Все хотят заниматься любимым делом, поэтому за ним будут тянуться.
3
🛑Признавайте ошибки. Руководитель - неидеальный человек, он тоже совершает ошибки. Их важно уметь признавать, это может повысить атмосферу доверия в коллективе.
4
🥇Цените хорошую работу. Иногда руководители подмечают исключительно ошибки подчиненных. Важно хвалить своих сотрудников, поощрять их, создавать поле для новых идей. Тогда подчиненные будут стремиться к высоким результатам.
Как работоспособность сотрудников влияет на результаты бизнеса
Бизнес с продуктивными сотрудниками успешнее, чем с непродуктивными. Это очевидный факт. Но почему так происходит?
Эффективный работник берет на себя больше задач и ответственности, а значит результаты компании пойдут на повышение.
Эффективный работник мотивирует коллег. Они берут с него пример. Появляется здоровая конкуренция.
Эффективному сотруднику можно доверять и делегировать ему важные задачи. Это снимает нагрузку с руководителя.
Эффективный работник оптимизирует рутинные процессы. Он делает больше задач за более короткий промежуток времени и делится успешными алгоритмами с коллегами.
Эффективный подчиненный интересуется сферой, в которой он работает, вносит новые идеи и двигает компанию вперед.
Резюмируем
Комфортные рабочие условия, верная постановка задач, поддержка - это стимулы для коллектива. Цените команду, показывайте им свою веру в деятельность компании. Покажите им личный пример. Корпоративная культура, мотивация, дисциплина - символы успеха для повышения эффективности коллектива. Ищите дополнительные способы для стимулирования эффективности команды. Работайте над этим, и результат не заставит себя ждать.
Важно! Мы настоятельно рекомендуем ознакомиться с нашими курсами, где тема данной статьи раскрывается более подробно:
