Совместная работа над проектами и как ее организовать: способы и рекомендации
Чтобы менеджер завершил работу по проекту в срок, нужно грамотно организовать коллектив. Проджект организует общение между участниками, разрабатывает стратегию, подбирает инструменты, которые упростят процесс. Такой подход поможет избежать срывов дедлайнов, будет поддерживать мотивацию сотрудников, скоординирует взаимодействие. Рассказываем, почему так важна совместная работа над проектами и какие инструменты помогают грамотно организовать процесс.
В чем эффективность совместной работы
Главный компонент проекта — общение, поддержка между участниками, единое информационное поле, соблюдение сроков и бюджета. Чтобы задачи решались быстрее, наладьте взаимодействие между командой — для этого используют совместный подход. Главные достоинства такого решения:
1
Работа в единой группе. Инструменты общения, виртуальные доски помогают объединить даже сотрудников, живущих в разных частях страны. Коллеги спокойно общаются, обсуждают задачи, задают вопросы, оказывают поддержку. Несмотря на местоположение, работники быстро выключаются, предлагают идеи, обсуждают факапы
2
Команда предлагает идеи работы. Совместный труд предполагает, что каждый участники свободно выдвигает гипотезы, предложения. Кроме того, если у одного из членов команды произошел форс-мажор, коллеги подхватят задачи, помогут с ними справиться
3
Растет эффективность. Заказчик постоянно остается на связи с проджектом, участвует в разработке. Так участники могут быстро перестроиться, если у клиента появятся новые требования к проекту
Если совместная работа отлажена, у руководителя остается время на генерацию идей, внедрение новых инструментов, разработку стратегии. Когда зоны ответственности разделены, проектная команда работает лучше.
Способы улучшить совместную работу над проектами
Чтобы проект выполнялся в срок, опытные проджекты прикладывают усилия, чтобы наладить взаимодействие между участниками. Сделать процесс продуктивнее помогут простые приемы. Посмотрим, как внедрить совместный подход:
1
Организуйте единое пространство для обмена информацией, работы. Выберите платформу, где менеджер назначает задачи, пересылаете документы, проводите обсуждения. Сотрудники видят обновление статуса проекта. Мессенджеры — рабочий вариант, но рекомендуем выбрать конкретный сервис, например Trello, Битрикс24 и т.д. Информация о работе не потеряется среди папок на общем диске, а каждый участник получает доступ к данным в любое время
2
Не забывайте оповещать сотрудников, если что-то поменялось в проекте. Чтобы не возникло ситуации, когда участник проекта работает со старыми данными, своевременно рассказывайте в общем пространстве о произошедших изменениях. Менеджеры делают это вручную либо пользуются автоматическими инструментами. Не останавливайте проект и позволяйте участникам выполнять задачи одновременно
3
Пропишите план проекта. Если сотрудники понимают, какой пласт задач перед ними стоит, для каких целей, совместная работа пройдет эффективнее. Чтобы понятно донести информацию, рисуйте графики, диаграммы, проектируйте mind-карты
Главное — это прозрачность для каждого участника. Когда работники видят, к какому результату нужно прийти, получают дополнительную мотивацию, осознанно подходят к решению.
Чтобы не терять времени на объяснения, важно визуализировать информацию для команды
Сервисы для совместной работы в 2023 году
Даже если проджект привык управлять проектом традиционными способами, однажды руководитель придет к тому, что для организации команды нужны специальные сервисы. Такие платформы помогают:
выстроить, визуализировать общую стратегию
ставить приоритеты сотрудникам
вести задачи, следить за дедлайнами в работе
планировать рабочий день
структурировать горы информации
Если менеджер использует интерактивные инструменты, совместная работа в команде становится организованнее, эффективнее. Рассказываем, какие сервисы подходят для конкретных проектных задач.
Для управления рабочими процессами
Работа превращается в хаос, когда задачи ставят в мессенджерах, стратегию пишут в личных заметках, а список дел остается в блокноте. В 2023 году отличной заменой традиционных инструментов для использования в проектах стали:
WEEEK. Сервис, который по функционалу похожа на популярный Trello. Сюда входит база знаний, настроенная CRM, доска задач, аналитика. Дополнительно есть раздел для HR
Канбан-доска для работы. Подойдет компаниям, работающим по системе Agile. Помогает разбить сложный процесс на шаги, делать отметки о выполнении того или иного этапа, обмениваться файлами. Участник легко найдет нужную информацию по проекту
Битрикс 24. Сервис рассчитан на большие команды со сложной структурой. Система предлагает 4 вида функционала: задачи и проекты, сайты, совместная работа, CRM. Не подойдет для маленьких проектов — платформа будет казаться перегруженной
Общий плюс сервисов — возможность оперативно получить нужную информацию, файл, отследить статус выполнения. Сотрудники точно не забудут о дедлайне или списке дел.
Для видеоконференций
Если рабочую группу оффлайн проводить неудобно, команды организовывают конференции в сети. Для этого подходят:
Яндекс.Телемост. Можно запускать с сайта или мобильного приложения. Сервис не требует оплаты
Telegram. Просто мессенджер давно перерос в полноценную платформу для продвижения, общения. Менеджер может организовать созвон напрямую из группового чата
Whereby. Замена ZOOM, который сейчас отменил возможность оплачивать подписку для конференций дольше 40 минут. Whereby предлагает бесплатные тарифы для небольших команд
Есть и другие сервисы для работы, организации видеоконференций. Проектные менеджеры выбирают на свой вкус.
Удаленной команде удобнее проводить собрания по видеосвязи — так менеджер экономить время на поиск места и времени, когда все могут приехать
Для общения
На ум приходят сразу популярные мессенджеры, в которых привыкли работать современные проджекты: Telegram, WhatsApp и Viber. Если хочется иметь больше возможностей для общения, попробуйте корпоративные сервисы:
Пачка. Стильный интерфейс, доступны встроенные видеозвонки для работы, позволяет обмениваться файлами. Плюс мессенджера — возможность создать отдельную ветку обсуждения «тред», чтобы не засорять общий чат. Вся коммуникация концентрируется внутри единого инструмента
Tada team. Платформа позволяет создавать и использовать чаты, проводить видеоконференции. Дополнительно есть небольшой задачник и календарь для отслеживания дедлайнов. Есть фильтр по чатам — пользователь легко отделит беседы с работой от флуда
Битрикс 24.Есть отдельный функционал для коммуникации внутри команды. Менеджер может вести ленту новостей, чтобы вовремя сообщать об обновлениях, и обмениваться файлами
Сервисы включают не только функцию общения. Через них легко обмениваться данными, документами, а понятный интерфейс поможет не потеряться в ворохе задач.
Для создания mind-карт
Чтобы понятно визуализировать информацию для совместной работы коллег, проджекты часто применяют mind-карты. Вот несколько сервисов для быстрого оформления:
sBoard. Интуитивно понятный интерфейс, который позволяет проектнику легко собрать и использовать карту во время мозгового штурма. Плюс — постоянные обновления, которые постепенно расширяют функционал сервиса
Miro. На фоне остальных платформ выделяется наличием готовых шаблонов. Не нужно собирать mind-карту с нуля — достаточно внести в готовый макет нужную информацию
Mind42. Старый сервис, который обладает простым функционалом. Подходит для небольших команд, у которых нет времени долго разбираться в трендовых платформах
В сервисах легко разберется даже пользователь, который ранее не работал с такими картами. Команда же наглядно видит процесс совместной работы, задачи и зоны ответственности.
Для ведения заметок и общей базы знаний
База знаний собирает всю информацию о проекте в единое пространство. Так доступ к нужным данным получает каждый пользователь. Сегодня для этого чаще используют:
WEEEK. Сервис позволяет создать и использовать общие документы: правила, регламенты, концепцию, видение. Здесь менеджер легко разместит любой полезный материал. Дополнительный плюс — можно поделиться документами с партнером
Google Keep. Удобный сервис, можно использовать мобильное приложение. Интерфейс интуитивный, поэтому много времени на его освоение не понадобится. Менеджер создает документы для себя, коллег, делится ими с проектной командой. Работает бесплатно
Инструменты помогают создать единое информационное поле для совместной работы. Не нужно бояться, что кто-то сотрет или переместит документы.
Для финансового учёта и управления финансами
Бюджет проекта — еще один важный компонент. Чтобы фиксировать траты, отслеживать остаток и корректировать дальнейший ход, возьмите в помощь эти инструменты:
ПланФакт. Сервис для работы с управленческим учетом. Самостоятельно построит проектные отчетности: ДДС, ОПУ, Баланс. Чтобы настроить инструмент, запросите консультацию или привлеките финансиста со стороны
Финтабло. Простой функциональный вариант. В нем разберется даже пользователь, который ранее не работал в таких системах. Можно настроить выгрузку отчетов через Телеграм
Финолог. Сервис для небольших проектных команд. Чтобы быстрее разобраться, после регистрации предлагают демо-версию. Можно вести учет нескольких проектов
В идеале для совместной работы с этими инструментами пригласить опытного финансиста. Если у вас небольшой проект, выбирайте простые варианты, с которыми разберетесь самостоятельно.
Почему совместную работу сложно наладить
Довести проект до конца — нелегкая задача. Даже, если сотрудники хорошо организованы, нет 100%-ной гарантии того, что в процессе не возникнет проблем. Участники могут руководствоваться собственными приоритетами, а оценка деятельности завязана на разных показателях. Руководитель должен быть готов, что на пути могут встать препятствия:
дистанционная совместная работа — из-за этого бывает тяжело отследить прогресс каждого участника, его продуктивность
отсутствие мотивации — некоторые сотрудники не захотят прикладывать достаточно усилий, а будут выполнять только необходимый минимум
непонятна зона ответственности — из-за этого страдает коммуникация, работники путаются в задачах, не знают, кому задавать вопросы, не хватает поддержки
Если появились подобные проблемы в компании, еще не повод менять полностью команду или ставить крест на проекте. Задача руководителя — вовремя заметить барьеры и предпринять действия, чтобы от них избавиться. Решение часто оказывается простым: нужно ввести единые показатели успеха для участников, четко проговорить зоны ответственности, цели, обрисовать результат, который ждет сотрудников, если успешно закрыть проект.
Какие правила совместной работы стоит соблюдать
Разногласия внутри коллектива могут замедлить проект или полностью его похоронить. Чтобы подобной ситуации не произошло, соблюдайте несколько простых правил. Рекомендации помогут избежать большинства конфликтов, падения мотивации и перекладывания ответственности:
при любом раскладе оставайтесь заточены на успех — не позволяйте проявиться негативному настрою на работе
между креативным и простым решением выбирайте последнее — просто адаптируйте шаблон под проектные задачи
если не справляетесь, попросите помощи у коллег, руководителя
помогайте коллегам
не уходите в перфекционизм — вы никогда не закроете проект
избавьтесь от совещаний, созвонов для галочки — общайтесь только по важным вопросам, чтобы не отвлекать сотрудников от работы
следите за трендами, новостями — привносите хорошие идеи в проекты
следите за зоной ответственности каждого участника
не пытайтесь создать образ всезнающего человека — лучше несколько раз проверьте информацию, проконсультируйтесь с экспертами
не берите в коллектив некомпетентных сотрудников
проверяйте, чтобы цели синхронизировались с задачами команды
учитывайте опыт каждого сотрудникам
примите, что косяки будут, поэтому снизьте уровень ожиданий, допускайте, что коллектив иногда ошибается
Резюмируем
Успешный проект — это не круглосуточная работа до изнеможения, а правильно организованная, слаженная группа коллег. Если люди объединены одной целью, сотрудники прикладывают все усилия, чтобы быстрее дойти до конца. Эти рекомендации подходят не только для проектных менеджеров, но и для всей команды.
Чтобы наладить совместную работу по проекту, нужен правильный подход к участникам и удобные инструменты управления. Если выбираете платформу, не гонитесь за популярными или дорогими сервисами — подбирайте по критериям удобства, смотрите, насколько она подойдет под задачи проекта. Не забывайте и о подходах к управлению проектом.
Важно! Мы настоятельно рекомендуем ознакомиться с нашими курсами, где тема данной статьи раскрывается более подробно:
