Методы проектного управления

Управление проектами — отдельная область менеджмента, которая постоянно развивается и требует сочетания нескольких подходов. Стать экспертом в этой области можно, получив новые знания и освоив новые методы. Методология управления проектами — это техники, процедуры и принципы, которые используют профессионалы в этой сфере. Все используемые методы различны. У каждого своя структурная организация, программное обеспечение и другие инструменты. Главная задача в этой сфере — это выполнение всех проектов точно в срок без ошибок. Для этого команды используют календари, трекеры, командные доски, планировщики. Но нужно понимать, что все эти инструменты не работают в отдельности. Для эффективного результата их объединяют в единую систему — методологию управления проектами.

Методология управления проектами — это эталон их ведения от их начала до окончания. Она состоит из:

Благодаря методологии проектного управления менеджер один раз настраивает под себя инструменты и стандарты компании, затем работает с проектами по одной и той же схеме. Такой подход приводит к ожидаемому результату. Методология управления проектами — это стандарт, который используют в различных сферах. Такой инструмент необходим от создания программ до конструирования автомобилей и космических кораблей. Эту совокупность методов применяют везде, где команда работает над одним проектом. Поэтому удается достичь его целей с наибольшим эффектом. Компании сталкиваются со сложностями, например, с важностью адаптации к быстро изменяющимся условиям среды. Поэтому полезно превращать задачи любой сложности в проекты, которыми управляют.

IPMA — международная ассоциация, которая объединяет экспертов в области управления проектами из различных стран мира. Ее исследования подтверждают экономию времени на 20-30% и денег на 15-20% при использовании методов проектного менеджмента. Это европейские стандарты, в России они ниже, однако также улучшают достижение стоящих перед бизнесом целей. Ряд задач обусловлены этой целью:

При применении проектных методов необходима правильная постановка задач каждому работнику. До этого руководителем должен быть проведен анализ. Важно понимать возможности каждого члена команды, осознавать его ресурсы и инструменты. Только таким образом удастся получить изменения. В результате такой проработки определяют план в соответствии с достижимыми целями и устанавливают реалистичные сроки сдачи.

Целью управления проектами является разрешение поставленных перед сотрудниками задач в краткий срок и с экономией времени и денег. Необходимо понять, для чего требуется их выполнение. Когда инициатор проекта заказчик, нужно понять, каких изменений он хочет достичь. Это необходимо, чтобы выяснить, каким образом стоит проводить работу. С помощью такого инструмента налаживают рабочий процесс и учатся эффективно управлять ресурсами. Анализ сводит издержки к минимуму и распределяет затраты времени, а также содействует соблюдению сроков.

Существуют десятки проектных методов. Они отличаются используемыми инструментами и принципами работы. В сфере информационных технологий используют следующие их виды.

Такая модель старейшая из методик управления проектами. Созданная в далеком 1970, она до сих пор популярна в сфере digital. По этой механике каждый шаг в данном проекте предопределен. Из-за этого ее называют жесткой. В соответствии с ней исполнителей ждут строгие дедлайны. Например, в конкретное время заканчивается этап проектирования и стартует процесс реализации. Часто задачи в рамках проекта могут накладываться или идти рядом. Например, при запуске приложения даты его разработки и дизайна могут совпадать. Основной инструмент этой методологии —диаграммы Гранта. На них отмечают сроки выполнения. Преимущества каскадной модели:

Однако, каскадная модель имеет и недостатки. Во-первых, отсутствие возможности внесения изменений в проект. Появление новых требований приведет к необходимости нового старта этапа планирования. В результате будут сильно сдвинуты сроки окончания работ.Еще один существенный недостаток — возможность увидеть окончательный результат и явные изменения бизнес-процессов только по окончании проекта. Каскадную модель используют:

Поэтому Waterfall не подходит для сферы IT, требования в которой меняются очень часто.

Agile символизирует гибкий подход к управлению проектами. Его преимущества делают его незаменимым в работе небольших команд. В рамках такой методологии работают с короткими итерациями, продолжительностью 2-3 недели. Внутри каждой есть серия задач, которые необходимо выполнить. Это анализ, проектирование, исполнение, тестирование. Отслеживают эффективность членов команды, ресурсы после каждой итерации. Такой принцип позволяет после тестирования результата изменять приоритеты для каждого следующего этапа. Этот метод был создан, когда в некоторых сферах устали от излишней строгости других. Разработчики программного обеспечения пришли к выводу, что создавать инновационные продукты по старым, уже не работающим механикам нельзя.

Гибридная методология — это несколько комбинаций двух и более элементов. Преимущество такого подхода — использование сильных сторон каждой из методик. Результатом этого становится изобретение нового метода. Комбинировать можно каскадную модель, метод критического пути, Agile, PRINCE2 и другие. Теоретически идея гибридного управления предполагает возможность комбинирования любых методологий. Обычно в рамках этой концепции идет речь о гибридной Agile-методологии. Так, адаптивность и гибкость этого инструмента сочетается с жестким и традиционным каскадным методом управления проектами. Плюсы гибридного управления проектами:

При использовании менеджером комбинации гибкости Agile и строгости каскадной модели планирование осуществляется по следующей схеме: сочетание каскадного метода и иерархической структуры работ. Результат такого синтеза — полное представление членами команды объема предстоящих действий в рамках проекта. Использование гибкой Agile-методологии открывает дополнительные возможности команде в редактировании первоначальных шагов.

С помощью метода критического пути члены команды делают планирование, необходимое для исполнения каждого этапа. Критический путь — самая длинная последовательность действий для исполнения проекта. Для каждого очередного критически важна четкость и реальные изменения. Сделать визуализацию необходимых для достижения цели действий позволяет создание дорожной карты. С помощью такой техники управления проектами, как критический путь, сделать это получается быстрее. В рамках нее члены команды определяют главные и критически важные задачи, от успешного разрешения которых и зависит результат проекта в целом. Преимущество такой техники — проектное управление связью между задачами и возможность постановки реалистичных дедлайнов. Оптимизация хронологии проектов — то, что может освоить команда благодаря механике.

Отправной точкой данной техники стало создание Элияху Голдраттом методологии управления проектами с названием ТОС. В ее основе лежит поиск ограничения и управления системы. Его главная роль — определение ее эффективности. Но спустя годы после создания этой проектной методики ее основатель пришел к выводу, что для ее работы она должна быть простой и интуитивно понятной. Такой подход, спустя, двадцать лет после создания методики, привел к появлению Critical Chain Project Management. Суть этого метода заключается в том, что самая длительная последовательность работ в приоритете. Поэтому в рамках применения такой технологии удается уложиться в сроки сдачи. Такая техника планирования подходит для компаний с конкретными сроками и бюджетом.

Kanban получил свою известность, как система планирования производственного процесса в середине прошлого века в Японии. В рамках нее ответственные за разные этапы работы мастера фиксировали на общую доску карточки с заданиями, которые предстоит выполнить. Сейчас систему Kanban отождествляют с гибкой методологией для управления задач в сфере информационных технологий. Например, в командах по разработке сайтов. Функции Kanban:

Такую методику управления отличает гибкость, в результате которой удается менять приоритеты выполнения задач, особенно в сфере информационных технологий. Сотрудники в рамках такой работы тесно сотрудничают и обсуждают работу, делают планирование, благодаря этому наблюдается высокая степень вовлеченности.

Есть методологии, с помощью которых члены команды управляют проектами. Большую роль при выборе играет продукт и специфика деятельности компании. Например, в IT и digital в приоритете Waterfall и Agile.В Waterfall соблюдают очередь сдачи каждого этапа и строгие дедлайны. Вторая методика предполагает ведение всех процессов параллельно. Scrum называют подвидом Agile.В этой технике каждому участнику принадлежит своя роль. При этом члены команды работают над продуктом итерациями. Например, дизайнеры делают тестовую версию сайта и отправляют на проверку клиенту. После проверки специалисты вносят правки и прислушиваются к комментариям заказчика и опять направляют готовый проект. Копирайтеры пишут статьи, затем отправляют на проверку и редактируют, направляют снова. Такой процесс и формат работы продолжается до тех пор, пока клиента не устроит окончательный результат. Однако, в Scrum есть временные ограничения и работа не может проходить бессрочно. Например, для каждого отдельного этапа отводится от 1 до 4 недель. Начало спринта — планирование и обсуждение достигнутых результатов. Во время него члены команды работают совместно только над решением одного большого дела. Такой принцип позволяет быстрее добиться цели.

Scrumban — эволюционный метод управления проектами Agile. Его называют гибридным из-за преимуществ Scrum и беспрерывного выполнения задач из Kanban. Все полезное из этих проектных техник делает работу команды удобной и эффективной. Гибридный метод Scrumban хорошо подходит:

Этот метод управления популярен в 100 и более государствах. Популярность этой системы растет. Но при его выборе оценивают, хорош ли он для процессов в конкретной компании. PRINCE2 предполагает контроль над проектом, начиная с самого первого этапа и до его окончания. Эта проектная методика предполагает тщательное планирование процесса до его начала, организацию каждого этапа и отсутствие всех недочетов и недостатков до этапа окончания. Впервые метод разработали в конце 80-х. Он был необходим для управления проектами в IT. И спустя 16 лет эксперты в области управления проектами и члены государственных и коммерческих организаций обновили эту методику с целью ее применения во многих отраслях. Так появился обновленный PRINCE2.

Экстремальное программирование (XP) — это гибкие практики Agile, из которых извлекают все самое полезное. Впервые она была создана в конце 90-х. Ее особенность — это создание ПО. В сферах, где нет digital-продукта, такой метод не эффективен. Отдельные инструменты управления процессами не приводят к целям — четкому выполнению поставленных задач и соблюдению сроков в рамках одной системы. Для этого есть другие методы, в которых инструменты объединены. Эксперты анализируют продукт, сферу. Затем оптимизируют все процессы в команде. В управлении проектами нет строгих правил и одинаковых решений. Традиционных вариантов, работающих во всех нишах не существует. Руководители находят подходящий своему проекту способ управления, однако приходится прикладывать усилия для настройки работающей системы с учетом ресурсов. Их составляют на принципах и из элементов уже существующих, либо полностью создают с 0. Главное, понимать сильные стороны проекта и адаптировать под себя. Чтобы улучшить процессы у себя, проанализируйте компанию, коллектив и протестируйте другие системы. Выбрать стоит ту, которая откликнется положительной динамикой и уменьшением расхода ресурсов. <span className="SectionJournalParagraph_br__jje2K">Однако, есть одно замечание. Часть инструментов для проектного управления тяжела в освоении и для их внедрения требуется время. Это может быть плавный переход и консультация менеджера с большим опытом работы. Учитывайте эту информацию при выборе метода проектного управления. Так вы протестируете его дольше. Оцените бизнес, коллектив и процесс работы. В результате научитесь планировать и контролировать этапы работы над проектами.