Этикет деловой переписки: особенности при общении в бизнесе
Автор
Во время общения с партнерами и коллегами существует установленный порядок поведения. Этикет деловой переписки имеет свои правила. Его основой является уважение к партнерам, способность вступать в конструктивный диалог, соблюдение субординации и умение признавать неверно принятые решения.
Виды деловых писем
В деловом общении существует несколько видов писем. По функциональному признаку письма бывают те, которые требуют ответа или нет. В ответе отправитель указывает индекс получателя. По структурному признаку письма бывают нерегламентированные и регламентированные. Первые представляют собой вид делового письма, содержание которого зависит от отправителя. Для регламентированной деловой переписки характерны классические синтаксические конструкции. Они решают вопросы экономически-правового характера. В зависимости от темы деловые письма бывают коммерческие и обыкновенные. Коммерческая корреспонденция - это текст письма, связанный с разрешением вопросов материально-технического обеспечения и снабжения. Во всех других случаях переписка затрагивает иные формы деятельности компании. В зависимости от адресата делового письма переписка бывает обычной или циркулярной. Обращение составляется одному адресату. Для циркулярных деловых писем характерна возможность отправки в адрес нескольких получателей. Во время деловой переписки письмо может быть одноаспектным или многоаспектным. В таком письме может быть указана одна основная проблема или вопрос, который необходимо разрешить. Таким образом можно донести до получателя информации о возникшей проблеме.
В рамках многоаспектного делового письма отправитель может направить сведения адресату по нескольким вопросам. Например, руководитель может разослать инструкцию всем подчиненным.
Кроме вышеописанной классификации их можно разделить на письмо:
- Запрос. С изложением от первого или третьего лица в любом числе
- Напоминание. Письмо необходимо, если невозможно получить ответ от получателя в ином формате. Например, когда невозможно организовать личную встречу. В его тексте описывается напоминание о необходимости совершения определенных действий и указания мер реагирования при отказе получателя от выполнения условий договора
- Подтверждение. Такое письмо подтверждает факт или совершение определенного действия
- Благодарность за оказанные услуги
- Сопроводительное письмо. В деловой переписке иногда отправляются вещественные предметы и другая важная документация. Поэтому в тексте такого сообщения содержатся разъяснения
- Сообщение. Деловые письма информационного содержания не требуют ответа. С помощью такой корреспонденции адресата оповещают о важном
- Приглашение необходимо для информирования получателя о дате и времени мероприятия. Обязательное условие - указание точного времени предстоящего события
Электронной деловой переписке сейчас уделяют особое внимание. Такой вид коммуникаций стал популярен в XXI веке. Он предполагает общение внутри компании в режиме диалогов, видеоконференций и т. п. Поэтому любые перечисленные виды корреспонденции могут быть составлены в электронном формате и отправлены на mail получателя.
Что важно помнить при написании писем?
Этикет деловой переписки обязывает адресата учитывать сферу деятельности, служебное положение получателя и другие важные критерии. Независимо от обстоятельств конкретного общения общая формула, допустимая при составлении письма, выглядит следующим образом «Уважаемый [Фамилия, имя и отчество]!», иногда при обращении уместно указывать должность. Если по содержанию понятно, что оно начинается с личного обращения, то в конце текста обязательно прописывают «С уважением».
Этикет и грамотность
Во время переписки важно быть грамотным. Если в письмах при прочтении текста адресат увидит ошибку, то изменит мнение об отправителе. Пишите грамотно и делайте вычитку текста перед его отправкой. Ошибки и описки можно исправить самостоятельно, либо обратиться за корректировкой или воспользоваться специальными сервисами.
При написании сообщения проверяйте текст на наличие пунктуационных, стилистических и орфографических ошибок. Часто отправители неправильно пишут имена адресата в обращении. Ошибки в имени или отчестве человека огорчат его и произведут неприятное впечатление.
Старайтесь соблюдать эти правила, чтобы при получении сообщения получателю было приятно читать его. Придерживайтесь правил официального делового тона, в таком случае связь с адресатом будет налажена.
В течение какого времени дают ответ на письмо?
В деловой переписке лучше ориентироваться на суть вопроса и требования к письму. На отправленное письмо внутри компании сотрудники отвечают в течение 2-3 часов. На некоторых предприятиях такой промежуток времени считается долгим. Если речь касается общения клиента с компанией, то результат продажи зависит от скорости получения первым ответа. Поэтому двухчасовое ожидание недопустимо. Для соблюдения сроков ответа на поступающие от клиентов запросы в компаниях работают десятки и сотни менеджеров. Каждый упущенный час стоит предприятию убытков. В любом случае, когда приходит письмо, адресат может отправить реакцию на него отправителю. Например, «Анна, здравствуйте! Я получила письмо. Предоставлю Вам ответ в течение дня». Лучше в рамках делового этикета не затягивать с ответом.
Резюмируем
Во время деловых переписок соблюдают этикет. Подготавливая письмо, отправителю лучше указывать тему и обращаться к адресату по имени отчеству. Во время ведения деловой переписки в тексте указывают должность получателя. Правильно оформленное письмо повысит имидж организации и укрепит партнерские отношения.
